Kontrola PIP i uprawnienia Inspektora Pracy – co pracodawca wiedzieć musi?

Kontrola PIP – hasło, które stawia na baczność

Z doświadczenia i obserwacji rynku wiemy, że hasło kontrola PIP (kontrola Państwowej Inspekcji Pracy) wywołuje u wielu przedsiębiorców dreszcze, strach i zgrzytanie zębami. W bardzo wielu przypadkach stres ten jest nieuzasadniony, a wynika z braku pewności, czy wszystko w firmie jest dokładnie tak, jak powinno być. Czy zostały spełnione wszystkie wymagania prawne, czy akta osobowe prowadzone są zgodnie z wymaganiami oraz czy spełnione są wszystkie wymogi BHP dla branży, w której działa dane przedsiębiorstwo.

Jakie uprawnienia ma Inspektor Pracy PIP

Inspektor Pracy jest urzędnikiem, do którego zadań należy między innymi nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy w zakładach pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, legalności zatrudnienia, prawidłowości wypłacania wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników-rodziców, zatrudniania osób młodocianych i niepełnosprawnych.

Kontrola może zostać wszczęta bez uprzedniego zawiadomienia (w uzasadnionych przypadkach), o każdej porze dnia i nocy!

W czasie kontroli Inspektor Pracy może:

1. Wchodzić na teren, do obiektów i pomieszczeń kontrolowanego podmiotu i swobodnie się po nich poruszać;
2. Dokonywać oględzin obiektów, pomieszczeń i stanowisk pracy, a także maszyn, urządzeń i przebiegu procesu pracy lub procesu technologicznego;
3. Żądać pisemnych i ustnych wyjaśnień w zakresie kontrolowanego zagadnienia od pracowników i podmiotów związanych z kontrolowanym przedsiębiorstwem lub instytucją. Może wzywać i przesłuchiwać zarówno pracodawcę, jak i również:
   • pracowników lub osoby, które są lub były zatrudnione,
   • osoby wykonujące aktualnie lub w przeszłości prace na rzecz kontrolowanego w oparciu o podstawę inną, niż stosunek pracy (np. na umowy cywilno-prawne),
   • osoby prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, wykonujące prace na rzecz kontrolowanego;
   • osoby zatrudniane przez agencje pracy (w tym agencje pracy tymczasowej), wykonujące prace na rzecz kontrolowanego;
4. Żądać przedłożenia wszelkiej dokumentacji związanej z produkcją, procesem technologicznym, itp., jeśli tylko ma ona związek ze sprawą będącą przedmiotem kontroli. Może to być np. dokumentacja techniczna, plany i rysunki techniczne, opisy technologiczne, wyniki ekspertyz i analiz, wyniki badań i pomiarów, dokumentacja budowy, przebudowy, modernizacji i uruchomienia zakładu pracy, itp.;
5. Żądać przedłożenia akt osobowych pracowników oraz innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników i osoby świadczące prace w oparciu o inną podstawę niż stosunek pracy (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło);

Ponadto, przez cały czas trwania kontroli PIP, Inspektor Pracy ma prawo do wykonywania zdjęć, nagrywania materiału wideo, nagrywania dźwięku, a także wykonywania wszelkich innych czynności, które pozwolą mu utrwalić przebieg i wyniki oględzin. Może też wykonywać odpisy i wyciągi z dokumentacji.

Często pytacie Państwo, czy ma również prawo wykonywania kserokopii dokumentacji. Można spotkać się z różnymi interpretacjami tego fragmentu Ustawy o PIP. My jednak radzimy nie utrudniać prowadzenia kontroli. Tym bardziej, że ręczne wykonywanie odpisów wyłącznie przedłuża proces kontrolny.

Czy Inspektor Pracy może legitymować pracowników?

Tak! Inspektor PIP może sprawdzać tożsamość osób wykonujących pracę, osób przebywających na terenie kontrolowanego zakładu, a także osób zatrudnianych przez agencje pośrednictwa pracy. Wobec tych osób mogą być stosowane czynności ujęte w pkt. 3 wcześniejszego akapitu.

Kwestie sporne, trudne i obawy pracowników w czasie kontroli PIP

Należy pamiętać, że Inspektor Pracy, w kwestiach tego wymagających, ma prawo korzystania z pomocy biegłych, specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów (np. laboratorium pomiarów środowiskowych). Poza tym może się zdarzyć, że pracownik obawia się o swoje dobro (ryzyko zwolnienia, itp.) w wyniku ujawnienia informacji dotyczących kontrolowanej sprawy. Wówczas jeżeli zachodzi uzasadniona obawa, że udzielenie Inspektorowi Pracy informacji w sprawach objętych kontrolą przez pracownika lub inną osobę, mogłoby narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tej informacji, Inspektor Pracy może wydać postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tego pracownika lub osoby, w tym danych osobowych.

Co najczęściej kontroluje PIP

Takie pytanie często otrzymujemy od kontaktujących się z nami przedsiębiorców. Tutaj nie ma reguły i jednoznacznej odpowiedzi, bo wszystko zależy od charakteru i przyczyny kontroli. Według naszych niewiążących statystyk, na pierwszy front idą:

• Losowo wybrane akta osobowe pracowników (umowy, badania lekarskie, aktualne szkolenia BHP),
• Akta osobowe ostatnio zwolnionych pracowników,
• Losowo wybrane akta osobowe cudzoziemców (jeśli są takowi zatrudniani),
• Regulamin pracy i regulamin wynagradzania (jeśli firma ma obowiązek ich wprowadzenia),
• Ocena ryzyka zawodowego – dokumentacja wraz z powiązanymi instrukcjami BHP,
• Instrukcje stanowiskowe BHP

Pamiętać należy jednak, że każda wykryta nieprawidłowość, z reguły pogłębia szczegółowość kontroli.

Jak bez stresu przeżyć kontrolę Inspekcji Pracy?

Tutaj sprawa jest niezwykle prosta. Wystarczy spełnić wszystkie wymagania prawne, przestrzegać przepisów szczegółowych i branżowych, stosować przepisy i zasady BHP oraz mieć pełną dokumentację w tym zakresie. Prostym (i niosącym ze sobą szereg dodatkowych korzyści) sposobem na to jest powierzenie wykwalifikowanym specjalistom obsługi stałej w zakresie BHP.  Kliknij i zapoznaj się z naszą ofertą! Z PREVENSIS żadna kontrola PIP nie jest powodem do zmartwień.

Komentarze